Onze reisvoorwaarden zijn van toepassing op alle reisvoorstellen (offertes) en reizen van Vivencia Travel. Ze voldoen aan de gestelde richtlijnen van de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties en zijn opgesteld om de belangen van zowel reizigers als reisorganisaties te beschermen.

Art. 1 Inleidende bepalingen
-> Reisorganisator: Vivencia Travel;
-> Reiziger: de wederpartij van Vivencia Travel (reiziger of aanmelder);
-> Reisovereenkomst: de overeenkomst waarbij Vivencia Travel zich jegens de reiziger verbindt tot het verschaffen van een door Vivencia Travel aangeboden van te voren georganiseerde reis;
-> Werkdagen en kantooruren: maandag tot en met vrijdag van 09.00 – 17.30 uur; uitgezonderd erkende feestdagen.

Art. 2 Totstandkoming reisovereenkomst
1. De reisovereenkomst komt tot stand door aanvaarding door de reiziger van het aanbod van Vivencia Travel. Aanvaarding vindt plaats door middel van een geaccordeerde offerte en reisvoorstel. Na totstandkoming van de reisovereenkomst ontvangt de reiziger schriftelijk een bevestiging hiervan, middels een factuur.
2. Het aanbod van Vivencia Travel is vrijblijvend en kan door deze, wegens correctie van fouten, binnen 5 werkdagen na aanvaarding worden herroepen, onder opgaaf van redenen.
3. Vivencia Travel organiseert de overeengekomen reis direct na aanvaarding van het aanbod. Indien een of meerdere onderdelen van de reis niet (meer) beschikbaar zijn, zal Vivencia Travel de reiziger hierover binnen 5 werkdagen informeren en waar mogelijk een alternatief voorstel doen.
4. Kennelijke fouten en vergissingen, al dan niet in een publicatie, binden Vivencia Travel niet.
5. De reiziger verstrekt Vivencia Travel uiterlijk bij het sluiten van de reisovereenkomst alle gegevens en bijzonderheden omtrent hem-/haarzelf en de aangemelde medereizigers of groep die van belang kunnen zijn voor de goede uitvoering van de reisovereenkomst.
6. De aanmelder is hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen die uit de aanmelding en de reisovereenkomst voortvloeien. Alle verkeer verloopt uitsluitend via de aanmelder.
7. Verzoeken voor speciale (medische) voorzieningen, zijnde essenties, zullen met de hoogst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld. U ontvangt hiervoor altijd een schriftelijke bevestiging. Preferenties, zijnde niet van essentieel belang, zullen met evenzoveel zorgvuldigheid worden behandeld, maar hiervoor kan Vivencia Travel nooit een garantie geven.

Art. 3 Betaling
1. Binnen enkele dagen na totstandkoming van de reisovereenkomst ontvangt de reiziger een boekingsbevestiging in de vorm van een factuur. Mocht de reiziger binnen 10 werkdagen nog geen factuur hebben ontvangen, dan dient hij/zij contact op te nemen met Vivencia Travel.
2. Bij het tot stand komen van de reisovereenkomst dient een aanbetaling van 15% van de totale reissom te worden voldaan, vermeerderd met de prijs van de vlieg-/ferrytickets (die in de meeste gevallen direct na boeking door Vivencia Travel betaald dienen te worden en waarvoor de annuleringskosten meestal 100% bedragen) en eventuele verzekeringspremies. De dossierkosten bedragen €25 per persoon met een maximum van €75 per boeking. Betaling dient plaats te vinden binnen 5 werkdagen na factuurdatum. In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij (exclusieve) accommodaties op de eilanden, bij gezinsaccommodaties (die alleen middels een vooruitbetaling bij boeking vast te leggen zijn) of bij speciale aanbiedingen, kan een afwijkende aanbetaling gelden. Dit zal vooraf duidelijk kenbaar worden gemaakt.
3. Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor aanvang van de reis te zijn voldaan. Bij aanmelding binnen zes weken voor aanvang van de reis dient de volledige reissom onmiddellijk te worden voldaan. Bij niet tijdige betaling kan – na eenmalige herinnering – de reisovereenkomst door Vivencia Travel worden geannuleerd. De daarvoor verschuldigde annuleringskosten worden bij de reiziger in rekening gebracht, waarbij het reeds betaalde deel van de reissom zal worden verrekend met de kosten van de annulering.

Art. 4 Reissom
1. De gepubliceerde reissom is gebaseerd op de prijzen en belastingen, zoals deze Vivencia Travel bekend waren ten tijde van het samenstellen van de reis. De reissom geldt per persoon, tenzij anders is aangegeven. Hierin zijn begrepen de diensten en voorzieningen zoals in de publicatie vermeld.
2. Zolang niet de gehele reissom is voldaan, heeft Vivencia Travel het recht om tot 20 dagen voor aanvang van de reis de reissom te verhogen in verband met extreme verhoging van de vervoerskosten (brandstofkosten inbegrepen) en/of de verschuldigde belastingen en heffingen. Na tijdige betaling van de reissom zal Vivencia Travel vanaf 6 weken voor aanvang van de reis de reissom niet wijzigen. Vivencia Travel zal altijd aangeven op welke wijze de verhoging is berekend.
3. De reiziger heeft het recht een verhoging van de reissom als bedoeld in het vorige lid af te wijzen. Hij/zij moet van dit recht gebruik maken binnen 3 werkdagen na ontvangst van de mededeling van de verhoging. Indien de reiziger de reissomverhoging afwijst, heeft Vivencia Travel het recht de reisovereenkomst op te zeggen.

Art. 5 Verzekeringen
Zowel een reisverzekering als een annuleringskostenverzekering worden uitdrukkelijk aanbevolen. Vivencia Travel zal de reiziger de mogelijkheid bieden tot het afsluiten van een reis- en/of annuleringskostenverzekering.

Art. 6 Reisdocumenten en -bescheiden
1. De reiziger dient bij aanvang van en gedurende de reis in het bezit te zijn van de benodigde geldige documenten, zoals paspoort en in geval van flydrive, een creditcard (als borgstelling) en een internationaal rijbewijs. Indien de reiziger de reis niet (geheel) kan maken wegens het ontbreken van een (geldig) document, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor zijn/haar rekening.
2. Ruim voor aanvang van de reis zal Vivencia Travel de reiziger op de hoogte stellen van de algemene reisinformatie, zoals deze staat beschreven in het vorige lid. Voor reizigers met niet-Nederlandse nationaliteit geldt dat hij/zij zelf verantwoordelijk is om bij de betreffende instanties/autoriteiten de nodige informatie in te winnen en hieromtrent extra zorg te betrachten. In alle gevallen is de reiziger zelf verantwoordelijk om bij de betrokken autoriteiten de nodige aanvullende informatie in te winnen en tevens tijdig voor aanvang van de reis na te gaan of de eerder verkregen informatie intussen niet is gewijzigd.
3. Vivencia Travel stelt de benodigde reisbescheiden uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de reis in het bezit van de reiziger. Mocht de reiziger binnen 5 dagen voor aanvang van de reis nog geen reisbescheiden hebben ontvangen, dan dient hij/zij contact op te nemen met Vivencia Travel.

Art. 7 Wijzigingen door de reiziger
1. Na totstandkoming van de reisovereenkomst kan de reiziger tot 28 dagen voor aanvang van de reis om wijziging verzoeken. Hiervoor geldt de voorwaarde dat de reiziger de gewijzigde reissom onder aftrek van de reeds betaalde gelden voldoet. Onder wijziging wordt eveneens begrepen vervanging (in-de-plaatsstelling) van een aangemelde reiziger. Vivencia Travel zal de wijziging voor zover mogelijk in de reis aanbrengen en de reiziger zo spoedig mogelijk informeren over de beslissing. Wijzigingen binnen 28 dagen voor aanvang van de reis, zullen in het algemeen niet meer mogelijk zijn.
2. Afwijzing van het verzoek, vanaf 42 dagen voor aanvang van de reis, zal door Vivencia Travel altijd worden gemotiveerd. De reiziger kan de oorspronkelijke reisovereenkomst handhaven dan wel annuleren, waarbij in het laatste geval de voorwaarden conform Art. 8 van toepassing worden.
3. Wijziging van de datum van aanvang van de reis of vermindering van het aantal betalende passagiers wordt beschouwd als een (deel-)annulering waarop Art. 8 van toepassing is.

Art. 8 Annulering door de reiziger
1. De reiziger dient Vivencia Travel schriftelijk op de hoogte te stellen van de annulering.
2. Indien een reisovereenkomst wordt geannuleerd zijn de volgende annuleringskosten verschuldigd:
-> tot 42 dagen voor aanvang van de reis: de aanbetaling
-> van 42 tot 28 dagen voor aanvang van de reis: 50% van de reissom; of indien hoger, de aanbetaling
-> van 28 tot 14 dagen voor aanvang van de reis: 75% van de reissom; of indien hoger, de aanbetaling
-> vanaf 14 dagen voor aanvang van de reis: de volledige reissom.
In bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij exclusieve accommodaties, gezinsaccommodaties of bij speciale aanbiedingen, kunnen (zoals omschreven in Art. 3) afwijkende annuleringskosten gelden. Dit zal vooraf duidelijk kenbaar worden gemaakt. Restitutie van in rekening gebrachte dossierkosten, bijdrage SGR en premies voor een reis- en of annuleringsverzekering is niet mogelijk.
3. De reiziger die de reis annuleert, is gehouden de annuleringskosten conform het in het vorige lid bepaalde te voldoen. Vivencia Travel beveelt een annuleringskostenverzekering, waarbij de annuleringskosten in geval van een voor verzekeraar geldige reden meestal gedekt zijn, dan ook uitdrukkelijk aan.
4. Het annuleren van een reisovereenkomst door één of meer reizigers die gezamenlijk een accommodatie hebben geboekt, geldt als annulering van de gehele reisovereenkomst. Indien voor de overblijvende reiziger(s) een nieuwe reisovereenkomst wordt afgesloten, zal een nieuwe reissom van toepassing zijn.
5. Annuleringen buiten kantooruren worden geacht te zijn verricht op de eerstvolgende werkdag.

Art. 9 Annulering door Vivencia Travel
1. Alleen gewichtige omstandigheden geven Vivencia Travel het recht de reisovereenkomst te annuleren. Gewichtige omstandigheden zijn omstandigheden van zodanige aard dat verdere gebondenheid van Vivencia Travel aan de reisovereenkomst in redelijkheid niet kan worden verwacht, zoals bij code rood op de bestemming.
2. Vivencia Travel zal de reiziger onverwijld in kennis stellen van de annulering, onder opgaaf van redenen. In het geval van gewichtige omstandigheden zoals bedoeld in lid 1 heeft de reiziger geen recht op nakoming van de reisovereenkomst, behoudens in geval van verwijtbare tekortkoming van Vivencia Travel. Overmacht is geen verwijtbare tekortkoming. Onder overmacht wordt verstaan abnormale, niet beïnvloedbare en onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van Vivencia Travel, hierbij inbegrepen derden die betrokken zijn bij de levering van de in de reisovereenkomst betrokken diensten, en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden.
3. Indien de oorzaak van de annulering aan de reiziger kan worden toegerekend, komt de hieruit voortvloeiende schade voor rekening van de reiziger. Indien de oorzaak van de annulering aan Vivencia Travel kan worden toegerekend (zoals bedoeld in lid 2), komt de hieruit voortvloeiende schade voor rekening van Vivencia Travel. Indien de oorzaak van de annulering noch aan de reiziger noch aan Vivencia Travel kan worden toegerekend, dragen partijen ieder hun eigen schade. Indien Vivencia Travel door de annulering geld bespaart, heeft de reiziger voor zijn/haar deel recht op het bedrag van die besparing.

Art. 10 Wijziging door Vivencia Travel
1. Bijzondere (lokale) omstandigheden geven Vivencia Travel het recht de reisovereenkomst, voorafgaand aan of tijdens de reis, te wijzigen. Dit kunnen wijzigingen zijn in bijvoorbeeld vervoer en/of accommodatie. Vivencia Travel zal de reiziger onverwijld in kennis stellen van deze wijziging, onder opgaaf van redenen. Bij rondreizen, zijnde niet-bestemmingsreizen, met verblijf in meer dan één accommodatie is Vivencia Travel gerechtigd accommodatie te wijzigen, onder de verplichting om voor vervangende accommodatie te zorgen van zoveel mogelijk gelijkwaardige kwaliteit.
2. Vivencia Travel doet de reiziger waar mogelijk een alternatief aanbod, waarbij dit aanbod minstens gelijkwaardig dient te zijn en in het belang te zijn van de voortzetting van de reis. Vivencia Travel zal de reiziger zoveel mogelijk tegemoet proberen te komen in zijn/haar wensen.
3. De reiziger heeft het recht om de wijziging of alternatief aanbod af te wijzen, indien het wezenlijke elementen van de reisovereenkomst betreft. Betreft de wijziging niet wezenlijke elementen van de reisovereenkomst, dan kan de reiziger de wijziging alleen afwijzen indien deze hem/haar tot nadeel van meer dan geringe betekenis strekt. De afwijzing dient Vivencia Travel binnen 3 werkdagen na ontvangst van de wijziging kenbaar te worden gemaakt. Binnen 10 dagen voor aanvang van de reis geldt hiervoor 1 werkdag. Hierna heeft Vivencia Travel het recht de reisovereenkomst onmiddellijk te annuleren. De reiziger heeft hierbij recht op kwijtschelding of teruggave van de reissom. Bij wijziging tijdens de reis heeft de reiziger recht op teruggave van het evenredige deel van de reissom. Indien Vivencia Travel door de wijziging geld bespaart, heeft de reiziger voor zijn/haar deel recht op het bedrag van die besparing.

Art. 11 Aansprakelijkheid Vivencia Travel
1. De aansprakelijkheid voor schaden waarvoor verzekeringen, bijvoorbeeld reis- en annuleringskostenverzekeringen, dekking bieden, alsmede voor schaden die de reiziger mocht lijden in het kader van de uitoefening van een beroep of bedrijf, is uitgesloten.
2. De aansprakelijkheid wegens letsel aan of overlijden van de reiziger kan slechts reiken tot eenmaal de reissom per persoon. In alle andere gevallen kan Vivencia Travel alleen aansprakelijk worden gesteld indien deze verwijtbaar is tekort gekomen in haar dienstverlening.
3. Vivencia Travel is niet aansprakelijk voor eventuele wijzigingen in de reis die het gevolg zijn van wijziging van lucht-/vertrekhaven, vlieg-/vaardata en/of –schema’s door luchtvaart- of ferrymaatschappijen na het afsluiten van de reisovereenkomst. Tevens is aansprakelijkheid voor vertragingen uitgesloten.

Art. 12 Hulpverlening
1. Vivencia Travel zal de reiziger naar gelang de omstandigheden hulp en bijstand verlenen, indien de reis niet verloopt volgens de verwachtingen die de reiziger redelijkerwijs mocht hebben op grond van de reisovereenkomst.
2. De kosten voor de verleende hulp en bijstand komen voor rekening van de reiziger (en/of zijn gedekt in een verzekering), behoudens in geval van verwijtbare tekortkoming van Vivencia Travel.

Art. 13 Verplichtingen van de reiziger
1. De reiziger is verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van Vivencia Travel ter bevordering van een goede uitvoering van de reis en is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn/haar ongeoorloofde gedragingen, te beoordelen naar de maatstaf van het gedrag van een correcte reiziger.
2. De reiziger die hinder of last oplevert of kan opleveren, zodanig dat een goede uitvoering van een reis daardoor sterk wordt bemoeilijkt, kan door Vivencia Travel van (voortzetting van) de reis worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de reiziger. Indien de uitsluiting hem/haar niet kan worden toegerekend, wordt restitutie van de reissom of een gedeelte daarvan verleend.
3. De reiziger die niet tijdig aan een geldelijke verplichting jegens Vivencia Travel heeft voldaan, is over het nog verschuldigde bedrag 1% rente per maand verschuldigd. Voorts is hij/zij gehouden tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten.

Art. 14 Klachten
1. Eventuele klachten over de uitvoering van de reisovereenkomst dienen ter plaatse zo spoedig mogelijk gemeld te worden. Zowel de reiziger als Vivencia Travel hebben belang bij een adequate en passende oplossing. Daarom dient de reiziger Vivencia Travel altijd in de gelegenheid te stellen de tekortkoming ter plaatse te verhelpen en daarnaast eventuele schade te vermijden of zo veel mogelijk te beperken.
2. Mocht de klacht ter plaatste onverhoopt niet naar tevredenheid wordt opgelost, dan dient deze klacht schriftelijk te worden gemotiveerd en binnen 1 maand na afloop van de reis te worden ingediend bij Vivencia Travel. Alle klachten welke op deze wijze zijn gemeld en ingediend, zullen met zeer veel zorgvuldigheid worden behandeld. Vivencia Travel zal zo spoedig mogelijk maar uiterlijk 1 maand na ontvangst van de klacht schriftelijk een inhoudelijke reactie geven.
3. Vivencia Travel is, in welk geval dan ook, maximaal aansprakelijk ten bedrage van eenmaal de reissom.
4. Op alle geschillen tussen Vivencia Travel en de reiziger is Nederlands recht van toepassing.